Digitalisierung

Digitalisierung in Organisationen steigert die Effizienz, spart Kosten und erschließt neue Geschäftsmodelle – die Umsetzung stellt die Unternehmen aber immer wieder vor neue Herausforderungen.

Wir ermitteln den Reifegrad für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen und identifizieren mit Ihnen ein passendes Konzept, welches wir in der Umsetzung begleiten können.

Dokumentenmanagement

Mit unseren Lösungen zum Dokumentenmanagement können Sie Ihre analogen Prozesse digitalisieren und systematisch verwalten. Inhalte werden durch intelligente Suchfunktionen schnell gefunden, Workflows können automatisiert oder individuell gesteuert werden. Das richtige Dokument kommt so zum richtigen Zeitpunkt beim richtigen Mitarbeiter an. Auch für spezifische Dokumente mit besonderen Anforderungen wie Verträge, Eingangsrechnungen oder vertrauliche Personalakten bieten wir Lösungen zum Erfassen und Verarbeiten.

Automatisiertes Dokumenten-Output

Organisationen müssen dafür sorgen, dass alle Arten von Dokumenten wie Rechnungen, Verträge, Bestellungen und Kundenbriefe richtig erzeugt und verteilt werden. Unsere Lösungen für das Versenden, Drucken, Kopieren und Scannen von Dokumenten sind gleichzeitig effizient und flexibel und können genau auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So können Sie zum Beispiel Ihre Post aus jeder Fachanwendung heraus über einen Druckertreiber versenden. Die Sendungen werden automatisch den Ausgabekanälen Briefpost, E-Mail und Secure Mail zugeordnet. Auch die Bearbeitung Ihrer Marketingunterlagen können Sie über eine Web-to-Print-Plattform erledigen.

Ersetzendes Scannen

Rechnungsbelege, Akten oder Verträge müssen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden – mit dem ersetzenden Scannen können Sie einen Schritt näher zum papierlosen Büro gelangen und dabei immer auf der rechtssicheren Seite bleiben. Unsere Lösungen dafür sind einfach und intuitiv bedienbar. Wir sorgen dafür, dass Ihre gescannten Dokumente durchsuchbar sind und auch bei Bedarf bearbeitet werden können. Die Dateinamenvergabe ist komfortabel beim Scannen möglich, Ihre Ablagestruktur können Sie individuell definieren. Die gescannten Dokumente können an unterschiedliche Ziele wie Netzwerkordner, E-Mail-Adressen, Fax-Server oder Drucker versendet werden.

Revisionssicheres Archiv

Wer mit digitalen Dokumenten arbeitet, sollte diese auch sicher aufbewahren. Ein Archiv gehört zu jedem sachgemäßen Dokumentenmanagement-System. Wir bieten ein verschlüsseltes, revisionssicheres Archiv für Ihre Unterlagen, Akten, Verträge, Belege, E-Mails und Dokumente aller Art. Die digitale Ablage ist gemäß GoBD zertifiziert (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und somit gesetzeskonform. Darüber hinaus sind Ihre Daten selbstverständlich vor Verlust geschützt und werden immer aktuell in der verschlüsselten Datenbank gesichert.

Unsere Vorgehensweise

Im ersten Schritt führen wir eine Bestandsaufnahme des Ist-Zustandes Ihrer Organisation (Geschäftsprozesse und IT) durch. Wir bestimmen dabei den Reifegrad Ihres Unternehmens. Auf dieser Grundlage erarbeiten wir in Abstimmung mit Ihnen ein – auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes -Lösungskonzept. Wir verfolgen dabei den Ansatz, dass eine pragmatische Vorgehensweise für Ihr Unternehmen die sinnvollste ist. Wahlweise bieten wir Ihnen die Begleitung zur Realisierung an oder übernehmen die komplette Umsetzung für Sie.